Análisis y diseño II

Fundamentos del análisis del sistema

El Análisis de Sistemas trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas:

• Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento.
• Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.

En cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el análisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el proceso completo:

Conceptualización

Consiste en obtener una visión de muy alto nivel del sistema, identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.

Análisis funcional

Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema. Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben unas entradas y producen unas salidas.

Análisis de condiciones (o constricciones)

Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a veces de los propios objetivos del sistema:

• Operativas, como son las restricciones físicas, ambientales, de mantenimiento, de personal, de seguridad, etc.
• De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencia, generalidad, etc.

Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por limitaciones en los diferentes recursos utilizables:

• Económicos, reflejados en un presupuesto
• Temporales, que suponen unos plazos a cumplir
• Humanos
• Metodológicos, que conllevan la utilización de técnicas determinadas
• Materiales, como espacio, herramientas disponibles, etc.

Construcción de modelos

Una de las formas más habituales y convenientes de analizar un sistema consiste en construir un prototipo (un modelo en definitiva) del mismo.

Validación del análisis A fin de comprobar que el análisis efectuado es correcto y evitar, en su caso, la posible propagación de errores a la fase de diseño, es imprescindible proceder a la validación del mismo. Para ello hay que comprobar los extremos siguientes:

• El análisis debe ser consistente y completo
• Si el análisis se plantea como un paso previo para realizar un diseño, habrá que comprobar además que los objetivos propuestos son correctos y realizables

Una ventaja fundamental que presenta la construcción de prototipos desde el punto de vista de la validación radica en que estos modelos, una vez construidos, pueden ser evaluados directamente por los usuarios o expertos en el dominio del sistema para validar sobre ellos el análisis.

TIPOS DE SISTEMAS

Los sistemas se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones ( TPS,Transaction Prosesing Systems)funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas de automatización de la oficina ( OAS, Office Automation Systems) y los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems) y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, Decision Support Systems) se encuentran entre sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) se encuentran en el nivel estratégico de la administración. Los sistemas de apoyo a la tomas de decisiones en grupo (GDSS, Competer-Supported Collaborative Work Systems),descritos de manera mas general, auxilian la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.

En la figura 1.1 se muestra la diversidad de sistemas de información que podrían desarrollar los analistas. Observe que en la figura estos sistemas se representan de abajo hacia arriba, indicando que los TPS apoyan el nivel operativo, o más bajo, de la organización, mientras que los ESS, GDSS y CSCWS soportan el nivel estratégico, o mas alto, apoyando la toma de decisiones semiestructuradas o las no estructuradas. En este libro se emplean de manera indistinta los términos sistemas de información gerencial, sistema de información (IS, Information Systems), sistemas de información computarizados y sistemas información de negocios computarizados, para denotar sistemas de información computarizados que apoyan el rango de actividades de negocios más amplio mediante la información que producen.

roles del analista de sistemas

• Ser  consultor externos a los negocios
• Ser experto en soporte técnico de negocios
• Ser agentes de cambio
• 
  

Ciclo de Vida del Desarrollo de un Sistema

Ciclo de Vida del Desarrollo de un Sistema – Son los pasos a seguir desde que se comienza con la necesidad de un sistema hasta que el mismo es sustituido. Los pasos son:

1.      Planificación

2.      Análisis

3.      Diseño

4.      Implantación

5.      Operación y Apoyo

Planificación:

Comienza con un pedido escrito llamado “system request”, que identifica el sistema de información y los cambios deseados. Pueden ser cambios mayores (un nuevo sistema) o cambios menores (un reporte). El propósito de la fase de planificación es identificar claramente la naturaleza y el alcance del problema. Se requiere una investigación preliminar y el resultado se llama Informe de Investigación Preliminar. La investigación preliminar también es conocida como Estudio de Viabilidad.

Análisis:

El propósito es conocer exactamente cómo trabaja el sistema actual, determinar y documentar qué debe hacer el sistema y recomendar las posibles soluciones. Se utilizan diferentes herramientas para explicar cómo funciona el sistema actual. Primero se hace una determinación de requisitos, donde se define todas las funciones que realiza el sistema actual y se determinan las mejoras necesarias. Luego se desarrolla un plan específico para resolver los problemas del sistema actual; este proceso se llama Análisis de requisitos. El producto de esta fase es el Documento de requisitos del sistema, donde se describe los requisitos de la gerencia y los usuarios, los diferentes planes, sus costos y la recomendación.

Diseño:

El propósito de esta fase es desarrollar un diseño (cómo va a quedar) del sistema de información que satisfaga todos los requisitos documentados. Se determina qué va a hacer el sistema. Se identifican las entradas (Input), salidas (Output), archivos, programas, procedimientos y controles del sistema. El documento creado se llama Especificaciones del Diseño del Sistema y debe ser aprobado por la gerencia y los usuarios.

Implantación:

Esta es la fase en la cual el sistema es creado e instalado. Los programas son escritos, probados y documentados. El propósito de esta fase es entregar un sistema de información completo y documentado, que haya sido revisado y aprobado por la gerencia y usuarios.  Los preparativos finales incluyen la conversión de datos, adiestramientos y la transición del sistema viejo al nuevo. En esta fase se debe realizar una evaluación del sistema luego de implantado para verificar costo-beneficio. El resultado final de la fase de implantación es un sistema listo para usarse.

Operación y Apoyo:

Luego de que la compañía esté utilizando el sistema, a veces es necesario realizar cambios al sistema para hacer mantenimiento o mejoras. Los cambios de mantenimiento son para corregir errores o adaptar el sistema a requisitos del gobierno u otras entidades. Las mejoras son modificaciones para aumentar la capacidad del sistema, como nuevos reportes.

administración de actividades

• Diseño de Objetivos.
• Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si:

• Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.
• Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
• Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
• Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

• Estén en línea con mis valores.
• Sean de tiempo definido.
• Estén definidas clara y específicamente.
• Sean completamente mías.
• Sean realistas.

Recopilación de sistemas

Muestreo

En estadística se conoce como muestreo a la técnica para la selección de una muestra a partir de una población.

Al elegir una muestra se espera conseguir que sus propiedades sean extrapolables a la población. Este proceso permite ahorrar recursos, y a la vez obtener resultados parecidos a los que se alcanzarían si se realizase un estudio de toda la población.

Cabe mencionar que para que el muestreo sea válido y se pueda realizar un estudio adecuado (que consienta no solo hacer estimaciones de la población sino estimar también los márgenes de error correspondientes a dichas estimaciones), debe cumplir ciertos requisitos. Nunca podremos estar enteramente seguros de que el resultado sea una muestra representativa, pero sí podemos actuar de manera que esta condición se alcance con una probabilidad alta.

En el muestreo, si el tamaño de la muestra es más pequeño que el tamaño de la población, se puede extraer dos o más muestras de la misma población. Al conjunto de muestras que se pueden obtener de la población se denomina espacio muestral. La variable que asocia a cada muestra su probabilidad de extracción, sigue la llamada distribución muestral.

Investigación

La etimología del término "investigación" nos sirve bastante bien como primera aproximación: la palabra proviene del latín in (en) y vestigare (hallar, inquirir, indagar, seguir vestigios). De ahí el uso más elemental del termino en el sentido de "averiguar o describir alguna cosa".

Desde el momento en que el hombre se enfrentó a problemas y frente a ellos empezó a interrogarse sobre el porqué, cómo y para qué, con esta indagación sobre las cosas, de una manera embrionaria, comenzó lo que hoy llamamos investigación.

Aplicando al campo de la actividad científica, la investigación es un procedimiento reflexivo, sistemático, controlado y critico que tiene por finalidad descubrir o interpretar los hechos o fenómenos, relaciones o leyes de un determinado ámbito de la realidad.

Apoyándonos en las consideraciones precedentes, podemos enunciar algunas características principales de la investigación:

observación

La observación es una actividad realizada por un ser vivo (como un ser humano), que detecta y asimila la información de un hecho, o el registro de los datos utilizando los sentidos como instrumentos principales. El término también puede referirse a cualquier dato recogido durante esta actividad.

La Entrevista

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.

Otra definición sencilla sería:

La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.

    EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

    EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevista